Etablissement recevant du public

Les établissements recevant du public (ERP) sont des bâtiments dans lesquels des personnes extérieures sont admises.

Peu importe que l’accès soit payant ou gratuit, libre, restreint ou sur invitation.

Une entreprise non ouverte au public, mais seulement au personnel, n’est pas un ERP.

Les ERP sont classés en catégories qui définissent les exigences réglementaires applicables (type d’autorisation de travaux ou règles de sécurité par exemple) en fonction des risques.

Pour construire, aménager ou modifier un établissement dans le but de recevoir du public extérieur, il vous faut au préalable vérifier que cela puisse se faire dans les conditions de sécurité nécessaires et suivre pour cela une procédure spécifique.

A qui s’adresser ?

C’est le service Urbanisme qui prend en charge ces démarches à Veigy-Foncenex.

Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ?

Une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l’exercice de son activité pendant une durée minimale. Ce délai varie selon la nature des papiers et les obligations légales. L’entreprise peut aussi archiver les documents plus longtemps, sauf s’ils contiennent des données personnelles. Pendant ce délai, l’administration peut mener des contrôles. Cette page indique les délais de conservation des principaux documents. Vous pouvez aussi utiliser un simulateur.

    Documents civils et commerciaux

    Type de document

    Durée de conservation

    Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale (papier ou électronique)

    5 ans

    Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire, etc.)

    5 ans

    Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur

    2 ans

    Contrat conclu par voie électronique avec un consommateur (à partir de 120 € )

    10 ans à partir de la livraison ou de la prestation

    Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers

    30 ans

    Déclaration en douane

    3 ans

    Police d’assurance

    2 ans à partir de la résiliation du contrat

    Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle)

    5 ans à partir de la fin de la protection

    Dossier d’un avocat

    5 ans à partir de la fin du mandat

    Pièces comptables

    Type de document

    Durée de conservation

    Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc.

    10 ans à partir de la clôture de l’exercice

    Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.

    10 ans à partir de la clôture de l’exercice

    Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.

    Ce délai commence à partir de l’un des moments suivants  :

    • Dernière opération mentionnée sur les livres ou registres

    • Date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

    Exemple : les éléments concernant les revenus de 2018, déclarés en 2019, doivent être conservés jusqu’à fin 2024.

    Documents fiscaux

    Type d’impôt

    Durée de conservation

    Impôt sur le revenu (IR) et sur les sociétés (IS)

    6 ans

    Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel

    6 ans

    Impôts sur les sociétés pour les entreprises individuelles, les sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral)

    6 ans

    Impôts directs locaux (taxes foncières, etc.)

    6 ans

    Cotisation foncière des entreprises ( CFE ) et  CVAE 

    6 ans

    Taxes sur le chiffre d’affaires ( TVA  et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance, etc.)

    6 ans

    Attention

    Les délais sont portés à 10 ans en cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple).

    Documents sociaux

    Type de document

    Durée de conservation

    Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe…)

    10 ans à partir de la clôture de l’exercice

    Statuts d’une société, d’un  GIE  ou d’une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts)

    5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du  RCS )

    Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée)

    5 ans

    – Registre de titres nominatifs

    – Registre des mouvements de titres

    – Ordre de mouvement

    – Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration

    5 ans à partir de la fin de leur utilisation

    Feuille de présence et pouvoirs

    3 derniers exercices

    Rapport du gérant ou du conseil d’administration

    3 derniers exercices

    Rapport des commissaires aux comptes

    3 derniers exercices

    Gestion du personnel

    Type de document

    Durée de conservation

    Bulletin de paie (double papier ou électronique)

    5 ans

    Registre unique du personnel

    5 ans à partir du départ du salarié

    Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite.

    5 ans

    Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires

    3 ans

    Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait

    3 ans

    Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation

    1 an

    • Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail

    • Vérification et contrôle du comité social et économique (CSE)

    5 ans

    Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie

    5 ans

    À savoir

    L’employeur doit pouvoir garantir la disponibilité des bulletins de paie numériques de ses employés pendant au moins 50 ans ou jusqu’à l’âge de départ en retraite de l’employé et les 6 années suivantes.

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